CONSTITUTION OF GOPIO BELGIUM asbl

Between the undersigned :

Name   Forename   Profession   Nationality   Address   Signature

 

It has been decided to set up a non-profit association (asbl) governed by a constitution whose rules follow and which have been approved by the above-mentioned persons who attended the founding meeting on the 31st August 2002.

{Read “she” where applicable in line with gender respect.}

Article 1: Name, seat and operation

(a) The association is conferred the name of “GOPIO, Belgium Chapter” henceforth referred to as GOPIO Belgium. It elects its seat C/O The President, at his private address as listed above. The Executive Committee may decide to move the seat to another place in Belgium.

(b) GOPIO Belgium will operate through discussions via democratic procedures and by mutual support amongst organizations pursuing similar objectives in Belgium, in countries that are members of the European Union, in relevant other countries as with GOPIO International based in USA.

Article 2: Membership and definition of PIOs

Membership is open to Non-Resident Indians and People of Indian Origin (NRI/PIO) legally residing in Belgium henceforth referred to as “the community” and as defined by the Government of India as per its Notification Reference F. No. 26011/4/98-IC.1-1 (Short title and commencement) of dated 30 March 1999 which may change from time to time.

Article 3: Objectives

GOPIO Belgium declares that it aims to facilitate mutual help and assistance amongst its members in order to attain the following objectives:

  • promote goodwill and better understanding between the people of Belgium on the one hand and India, the community and the countries of their origin on the other hand;

  • promote the common heritage of India as well as the legitimate interests of the community;

  • help promote economic interests in India through investment and entrepreneurship;

  • publicize its views through written and/or audio-visual communication;

  • implement projects of a humanitarian and developmental nature;

  • and, any other activities that may further its objectives as agreed upon by the Executive Committee.

  • GOPIO Belgium shall address itself to common issues and not to individual complaints.

Article 4: Finances

GOPIO Belgium will derive its income from annual membership contributions of Euro 50, special levies, voluntary contributions, donations, subsidies and income derived from specific activities such as concert and cultural programmes aimed at collecting funds in pursuance of its social objectives.

The GOPIO Belgium will open a Bank account in the name of GOPIO Belgium. The President, the Vice-President and the Treasurer shall be signatories and any of the two shall be authorized to handle accounts.

Article 5: GOPIO Belgium will have the following three tier structure:

(a) National Convention (b) Executive Council and (c) Executive Committee

Article 6: National Convention  

GOPIO Belgium will organize once every two years a National Convention. It will decide on the policies and activities of the Organization. During the year when GOPIO has no Convention, it will also hold a General Body meeting.

The meeting of the National Convention will be presided by the President of GOPIO Belgium and in his absence by the Vice-President. The Agenda will be prepared by the Executive Committee. It will be open to any participating member to suggest items on the agenda for discussion at National Conventions.

Article 7: Executive Council

It will be set up when GOPIO’s membership exceeds 150 members. In the meantime, the Executive Committee will also be conferred with the role of the future Executive Council.

The Executive Council will consist of not more than 35 persons. The Executive Council will be elected by the National Convention from among its members for a period of 2 years. Executive Council will discuss and approve annual budget and accounts prepared by the Executive Committee.

It will be responsible for giving shape to the guidelines given by the National Convention and will take appropriate action to implement various resolutions passed by the Convention.

It will meet at least once a year at a place and time decided by the Executive Committee.

It will be responsible for the ongoing work of GOPIO Belgium between the National Conventions.

It will prepare annual budget and accounts and present them to the Executive Council for approval.

Article 8: Composition of Executive Committee

The Executive Committee will be composed of not more than 15 members elected from among the 35 EB members and will have as main officers: President; Vice president (3); Secretary; Assistant Secretary (2), Treasurer and Assistant Treasurer.

Article 9: Powers and role of office-bearers

The President will be the overall coordinator of GOPIO Belgium. The Secretary will maintain all records and archives. The Treasurer will be responsible for the administration of all finances and the upkeep of all relevant records.

Article 10: Special Committees

GOPIO Belgium may set up special committees as and when the need arises to reflect on specific issues of interests.

Article 11: Special meetings of NC, EB and EC

Special meetings or extra-ordinary meetings may be called in the manner described in the bye-laws to deal with special matters that may arise.

Article 12: Bye-laws

The bye-laws of GOPIO Belgium contain additional provisions governing relevant Articles including detailed list of responsibilities of officers, agenda of the National Convention, Executive Council and Executive Committee.

Article 13: Quorum

Quorum will be as follows: National Convention: delegates representing at least one third membership; Executive Council: 50% plus one; Executive Committee: 50% plus one.

Article 14: Official Year

It shall be the same as the calendar year.

Article 15: Amendments

Amendments to the constitution, other than on dissolution, shall be made on approval at a NC by at least 50% plus one of delegates/members present.

Article 16: Dissolution

GOPIO Belgium may be dissolved with the approval of at least no less than 75% of delegates/members present and voting at an extra-ordinary NC specially called for this purpose. In case of dissolution, the EC shall donate the net assets to an organization whose objectives are similar to those of GOPIO Belgium.

Article 17: Interpretation 

All that is not covered by this constitution and its bye-laws shall be resolved in conformity with the provisions of the law conferring civil to non-profit organizations in Belgium. Any provisions in this constitution that may be in contradiction with the relevant Belgian legislation shall be null and void.

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9 April 2003

 

S T A T U T S

G-O-P-I-O Belgique (asbl)

 

ENTRE LES SOUSSIGNES :

IL a été convenu de constituer une association sans but lucratif (asbl) régie par les statuts dont la teneur suit et d’autoriser les 5 membres repris ci-dessus de procéder à introduire le dossier d’enregistrement auprès des autorités compétentes.

{Lire ‘elle(s)’ à la place de ‘il(s)’ selon le cas où allusion est faite au genre féminin, au singulier/pluriel}

ARTICLE 1 : Dénomination, siège social et fonctionnement

(a) Dénomination, Siège social : L’Association prend la dénomination de «GOPIO, Belgium Chapter», un asbl, dorénavant repris dans ce document sous le diminutif de ‘GOPIO Belgique’. Elle a son siège S/C Le Président, à son adresse privée reprise ci-dessus. Il peut être transféré en tout autre lieu en Belgique sur décision du Comité Exécutif;

(b) Fonctionnement : GOPIO Belgique fonctionnera au moyen des discussions via des procédures démocratiques, et par appui mutuel aux autres regroupements ayant les mêmes objectifs tant en Belgique, dans les pays de l’Union Européenne, les pays d’origine des membres ainsi qu’avec GOPIO International basée aux Etats Unis.

ARTICLE 2 : Membres et définition de PIO

Peut s’adhérer à GOPIO Belgique, les Indiens non-résidents (NRI) ainsi que les personnes d’origine indienne (PIO) résidents légalement en Belgique et désigné dorénavant comme « la communauté » et comme défini par le gouvernement de l’Inde d’après sa Notification Référence F. No. 26011/4/98-IC. 1-1 (Short Title and Commencement) du 30 Mars 1999 et tout changement éventuel.

ARTICLE 3 : Objectifs

GOPIO Belgique déclare qu’elle a pour objet d’apporter aide et assistance à ses membres aux fins de réaliser les objectifs suivants:

promouvoir la compréhension et une meilleure entente entre le peuple belge d’une part et celui de l’Inde, « la communauté » et leurs pays d’origine d’autre part;

promouvoir l’héritage commun de l’Inde autant que les intérêts légitimes de « la communauté »;

aider à promouvoir des intérêts économiques entre l’Inde et les pays d’origines des NRI/PIO

diffuser ses points de vues au moyen d’un média approprié;

mettre en oeuvre tout projet de nature entre aide mutuelle et de développement ; et

toutes autres activités susceptibles à promouvoir ses objectifs.

GOPIO Belgique traitera les sujets d’intérêt commun plutôt que des problèmes individuels.

ARTICLE 4 : Les Finances

Les ressources de GOPIO Belgique sont constituées d’une cotisation annuelle approuvée par la Convention Nationale, des prélèvement spéciaux, des contributions volontaires ; des dons et subsides ; et le produit d’activités spécifiques comme concerts et programmes culturels dans le seul but de procurer à GOPIO Belgique les moyens financiers à l’accomplissement de ses objectifs sociaux.

GOPIO Belgique aura un compte bancaire en son nom. Le Président, un Vice-président et le autorisés à accomplir des opérations Trésorier seront les signataires légaux et deux des trois signataires susmentionnés seront bancaires.

ARTICLE 5: Organes

GOPIO Belgique comprendra trois organes suivantes: Convention Nationale (C.N.);

Conseil Exécutif (Con. Ex.) et Comité Exécutif (C. E.)

ARTICLE 6 : Convention Nationale (C.N.)

La C.N. GOPIO Belgique tiendra une C.N. chaque deux ans avant octobre et elle décidera de sa politique et de ses activités. GOPIO Belgique tiendra aussi une réunion générale pendant l’année où il n’y aura pas de convention.

La réunion de C.N. est présidée par le Président de GOPIO Belgique et, en son absence, par un Vice-président. L’ordre du jour est préparé par le Comité Exécutif. Tout membre sera libre de proposer des points à inclure à l’ordre du jour pour discussions aux conventions nationales.

ARTICLE 7 : Conseil Exécutif (Con. Ex.)

Le Conseil sera établi après que GOPIO Belgique aura atteint un nombre de membres supérieur à 150. Dans l’entre-temps, le Comité Exécutif remplit aussi le rôle dévolu au futur Conseil Exécutif.

Le Conseil exécutif sera composé de 35 membres au maximum. Il sera élu par la C.N. pour une période de deux ans. Il examine et approuve le budget annuel et le bilan préparés par le Comité Exécutif.

Il est responsable à actualiser les orientations arrêtées par la C.N. et prend des mesures appropriées à réaliser les résolutions émanant de la C.N.

Le Conseil Exécutif se réunira annuellement à un lieu et une date arrêtée par le Comité Exécutif. Il sera responsable des activités en cours de GOPIO Belgique entre les Conventions Nationales.

Il approuve le budget annuel que lui soumettra le Comité Exécutif.

ARTICLE 8: Comité Exécutif (C.E.)

Le C.E. est composé de 15 membres au maximum provenant des rangs du Conseil Exécutif et aura comme principaux responsables : Président : (1) ; Vice-présidents : (3) ; Secrétaire : (1) ; Assistants Secrétaires: (2) ; Trésorier : (1) ; Trésorier adjoint : (1).

ARTICLE 9:Compétences des responsables

Le Président est le coordinateur de GOPIO Belgique. Le Secrétaire maintien les dossiers et archives. Le trésorier assure l’administration des finances et l’actualisation des données.

ARTICLE 10 : Comités spéciaux

GOPIO Belgique peut créer des comités spéciaux quand la nécessité se fait sentir en vue de réfléchir sur des sujets d’intérêts.

ARTICLE 11 : Réunions spéciales de la C.N., Con. Ex et C. E.

Des réunions spéciales ou extraordinaires pourront être convoquées de la manière décrite dans les règlements intérieurs pour traiter des sujets spéciaux qui pourront surgir.

ARTICLE 12 : Règlements intérieurs

Les règlements intérieurs contiennent des clauses supplémentaires régissant les Articles concernés y compris une liste détaillée de responsabilités des responsables et l’ordre du jour de la C.N., Con. Ex., et du C. E.

ARTICLE 13 : Quorum

Le quorum sera comme suit : C.N. : un tiers de membres ; Con. Ex. : 50 % + un ; C. E. : 50 % + un.

ARTICLE 14 : Année officielle

L’année officielle est la même que l’année calendrier.

ARTICLE 15 : Amendements

Les amendements aux statuts, autres que la dissolution, seront effectués par l’approbation à la C.N. par au moins 50% plus un des délégués/membres présents.

ARTICLE 16: Dissolution

GOPIO Belgique pourra être dissoute par l’approbation de pas moins de 75% des délégués/membres présents et votant au cours d’une session extraordinaire de la C.N. convoquée spécialement à cet effet. En cas de dissolution, les biens de GOPIO Belgique sont affectés à une institution poursuivant les mêmes objectifs qu’elle.

ARTICLE 17: Interprétation

Tout ce qui n’est pas prévu par les présents statuts sera réglé conformément aux dispositions de la loi accordant la personnalité civile aux associations sans but lucratif. Toute disposition contraire aux dispositions de la loi belge est réputée nulle et non avenue; et

Les statuts sont rédigés en Français et en Anglais, mais la version française demeure le document de référence.

Ainsi approuvé et signé en 2 exemplaires à Bruxelles, le 9 Avril, 2003